Mehr als nur Schweigepflicht: Datenschutz beginnt beim ersten Anruf
Als Anwalt sind die anwaltliche Schweigepflicht nach § 203 StGB und die Vorgaben der DSGVO das Fundament Deiner täglichen Arbeit. Diese rechtlichen Rahmenbedingungen sind keine abstrakten Konzepte – sie werden bei jedem einzelnen Telefonat, das Deine Kanzlei erreicht, auf die Probe gestellt. Die Verpflichtung zum Schutz sensibler Mandantendaten beginnt nicht erst mit dem Mandat, sondern bereits in dem Moment, in dem ein potenzieller Mandant zum ersten Mal anruft.
Jede Information, die am Telefon geteilt wird, ist ein Datum, das geschützt werden muss. Die traditionelle Telefonannahme über ein Sekretariat birgt dabei oft unbemerkte, aber erhebliche datenschutzrechtliche Risiken.
Die Telefonannahme als datenschutzrechtliche Schwachstelle
Betrachte Deine aktuelle Anrufannahme einmal durch die Brille eines Datenschutzbeauftragten. Wo liegen die potenziellen Schwachstellen?
- Unkontrollierte Datenverarbeitung: Jede Person, die einen Anruf entgegennimmt, ist ein menschlicher “Datenverarbeiter”. Ist sichergestellt, dass diese Person über die datenschutzrechtlichen Anforderungen umfassend geschult ist? Was passiert mit den Informationen nach dem Auflegen?
- Unsichere Datenspeicher: Eine handschriftliche Notiz auf einem Block ist ein unsicheres, unverschlüsseltes Speichermedium. Es unterliegt keiner Zugangskontrolle und kann von unbefugten Personen (Kollegen, Reinigungspersonal) eingesehen oder entwendet werden.
- Fehlende Protokollierung: Im Falle einer datenschutzrechtlichen Anfrage oder eines Vorfalls ist es oft unmöglich, lückenlos nachzuweisen, wer wann welche Information erhalten und wie er sie verarbeitet hat.
Diese Punkte stellen ein reales Risiko für die Einhaltung der DSGVO und den Schutz Deiner Berufsgeheimnisse dar.
Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOMs) für Deine Telefonie
Die DSGVO verlangt von Dir, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zu ergreifen, um die Sicherheit der Datenverarbeitung zu gewährleisten. Ein digitales Anrufmanagement-System kann hier ein Baustein sein.
Anstatt auf menschliche Prozesse und Papier zu vertrauen, kann eine digitale Lösung eine kontrollierte und protokollierte Umgebung für Deine Mandantenkommunikation schaffen. Safina AI kann dabei ein Baustein Deiner technischen Maßnahmen sein:
- Verschlüsselung: Die Kommunikation und die daraus resultierenden Daten (Transkripte, Zusammenfassungen) werden sicher verarbeitet und gespeichert. Das verringert das Risiko eines unbefugten Zugriffs von außen.
- Zugangskontrolle: Du legst fest, wer Zugriff auf die sensiblen Gesprächsinhalte hat. Der Zugriff auf die Daten kann auf die zuständigen Berufsträger beschränkt werden – ein klares Plus gegenüber einer offenen Zettelwirtschaft im Sekretariat.
- Strukturierte Erfassung: Die digitale Erfassung hält Informationen vollständig und strukturiert fest und verringert das Risiko von “stiller Post”. Transkripte und Zusammenfassungen können Fehler enthalten. Prüfe wichtige Angaben deshalb nach.
Was Du als Kanzlei selbst prüfen musst
Safina verspricht keine anwaltliche Verschwiegenheit und erfüllt Deine Berufs- und Datenschutzpflichten nicht für Dich. Ob der Einsatz eines KI-Telefonassistenten mit § 203 StGB und § 43e BRAO vereinbar ist, prüfst Du selbst. Safina bietet Dir dafür:
- einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV),
- Speicherung der Daten in Deutschland,
- Löschung der Daten und
- eine Liste der Unterauftragsverarbeiter in der Datenschutzerklärung. Einige davon sitzen in den USA.
Lass Dich bei Bedarf rechtlich beraten, bevor Du Safina einsetzt.
Erfahre, wie Du Datenschutz und Erreichbarkeit in Deiner Kanzlei sicherstellst
