Was die Integration kann
Safina verbindet sich über OAuth direkt mit Deinem Google Calendar. Das bedeutet: Dein KI-Telefonassistent hat Echtzeit-Zugriff auf Deine Verfügbarkeit und kann während des Gesprächs Termine koordinieren.
Verfügbarkeit prüfen
Safina sieht Deine bestehenden Termine und weiß, wann Du frei bist. Blockierte Zeiten, ganztägige Events, wiederkehrende Termine werden berücksichtigt. Wenn ein Anrufer nach einem Termin fragt, schlägt Safina die nächsten freien Slots vor.
Termine buchen
Ist der Anrufer mit einem Zeitfenster einverstanden, bucht Safina den Termin direkt in Deinen Kalender. Kein Rückruf nötig, kein Hin und Her. Der Termin steht, sobald das Gespräch endet.
Kalendereinladung verschicken
Der Anrufer erhält nach der Buchung eine SMS mit den Termindetails und einem Buchungslink. So hat er die Bestätigung sofort auf dem Handy und kann den Termin in seinen eigenen Kalender übernehmen.
Doppelbuchungen verhindern
Sobald ein Termin gebucht ist, blockiert Safina das Zeitfenster in Deinem Kalender. Ruft fünf Minuten später jemand anderes an und will denselben Slot, ist er bereits vergeben. Das funktioniert auch, wenn Du parallel selbst einen Termin einträgst.
Einrichtung in 4 Schritten
Schritt 1: Google-Konto verbinden
Öffne die Safina-App und tippe auf “Integrationen”. Wähle Google Calendar. Du wirst zum Google-Login weitergeleitet. Safina nutzt den Standard-OAuth-Prozess, Dein Passwort wird nie gespeichert.
Schritt 2: Kalender auswählen
Wenn Du mehrere Kalender hast (z.B. privat und geschäftlich), wählst Du aus, welchen Safina für die Terminbuchung verwenden soll. Safina prüft alle ausgewählten Kalender auf Konflikte.
Schritt 3: Buchungsregeln festlegen
Definiere, wie Safina Termine vergibt:
- Verfügbare Zeiten: z.B. Mo-Fr, 9-17 Uhr
- Mindestvorlaufzeit: z.B. 2 Stunden (kein Termin in 30 Minuten)
- Pufferzeit zwischen Terminen: z.B. 15 Minuten
- Terminlänge: z.B. 30 oder 60 Minuten
Schritt 4: Fertig
Safina kann ab sofort Termine buchen. Teste es mit einem Anruf auf Deine Safina-Nummer.
Anwendungsbeispiele
Arztpraxis: Patient bucht Termin per Telefon
Ein Patient ruft in der Mittagspause an. Die Praxis ist besetzt, Safina nimmt ab. Der Patient braucht einen Termin zur Vorsorgeuntersuchung. Safina prüft den Kalender: “Am Donnerstag um 10:15 Uhr wäre ein Termin frei, alternativ am Freitag um 14:30 Uhr.” Der Patient wählt Donnerstag. Safina bucht, der Patient bekommt die Bestätigung per SMS. Kein Rückruf, kein Warteschleifenstress.
Autowerkstatt: Inspektionstermin automatisch vergeben
Ein Kunde ruft abends um 19 Uhr an. Safina nimmt den Anruf an, erfasst Fahrzeugtyp und Anliegen. Dann bietet Safina dem Anrufer einen Werkstatttermin an: “Am Mittwoch um 8 Uhr wäre ein Termin für die Inspektion frei. Soll ich den für Sie buchen?” Der Kunde stimmt zu, bekommt eine SMS-Bestätigung und muss nicht nochmal anrufen.
Friseur: Schnitt und Farbe ohne Telefon-Ping-Pong
Eine Kundin ruft an, während Du gerade eine Coloration machst. Safina fragt nach der gewünschten Behandlung und Dauer, prüft den Kalender und bucht den Termin. Kein “Ich rufe Sie zurück”, kein Post-it am Spiegel, kein vergessener Rückruf.
Handwerker: Vor-Ort-Termin für Kostenvoranschlag
Ein Hausbesitzer braucht einen Kostenvoranschlag für eine neue Heizung. Safina nimmt den Anruf an, erfasst Adresse und Anliegen und bucht einen Vor-Ort-Termin in Deinen Kalender. Du siehst den neuen Termin auf dem Weg zur nächsten Baustelle in Deiner Kalender-App.
Vorteile
Kein Termin-Ping-Pong
Das klassische “Wann können Sie?” / “Da kann ich nicht” / “Und nächste Woche?” entfällt komplett. Safina kennt Deine Verfügbarkeit und macht konkrete Vorschläge.
Keine Doppelbuchungen
Jede Buchung blockiert den Slot sofort. Auch wenn zwei Anrufe gleichzeitig eingehen, wird kein Termin doppelt vergeben.
Bestätigung in Echtzeit
Der Anrufer hat die Terminbestätigung auf dem Handy, bevor er auflegt. Kein Warten auf eine Rückruf-E-Mail, kein Unsicherheitsgefühl.
Rund um die Uhr buchbar
Deine Kunden können auch abends, am Wochenende oder an Feiertagen Termine buchen. Der Kalender ist immer aktuell, Safina immer verfügbar.
Häufige Fragen
Kann Safina verschiedene Terminarten buchen?
Ja. Du kannst unterschiedliche Termintypen mit verschiedenen Dauern definieren, zum Beispiel “Erstberatung (60 Min)”, “Nachkontrolle (30 Min)” oder “Vor-Ort-Termin (90 Min)”. Safina fragt den Anrufer nach dem gewünschten Termintyp und bucht mit der richtigen Dauer.
Werden bestehende Termine berücksichtigt?
Ja. Safina prüft Deinen gesamten Kalender in Echtzeit. Private Termine, wiederkehrende Blocker, ganztägige Events werden berücksichtigt. Ein bereits gebuchter Slot wird nie vorgeschlagen.
Kann ich Pufferzeiten zwischen Terminen einstellen?
Ja. Du definierst eine Mindest-Pufferzeit, die Safina zwischen zwei Terminen einhält. So hast Du z.B. immer 15 Minuten für Vor- und Nachbereitung, ohne das manuell blocken zu müssen.
Was, wenn der Anrufer absagen oder verschieben will?
Safina erfasst den Wunsch und benachrichtigt Dich per App. Stornierungen und Terminverschiebungen werden als Nachricht dokumentiert, damit Du den Kalender manuell anpassen kannst.
Ist die Verbindung zu Google Calendar sicher?
Ja. Safina verbindet sich über OAuth 2.0, den gleichen Standard, den auch andere Google-Apps nutzen. Dein Google-Passwort wird nie an Safina übermittelt. Du kannst die Berechtigung jederzeit in Deinen Google-Kontoeinstellungen widerrufen.
