Der KI-Telefonassistent für Buchhalter und Steuerkanzleien
Du sitzt mitten in der Jahresabrechnung und das Telefon klingelt. Safina nimmt ab, qualifiziert den Anrufer und erfasst alles. Du rufst zurück, wenn Du Zeit hast.
🇩🇪Entwickelt und gehostet in Deutschland
Warum Buchhalter / Steuerkanzlei Anrufe verpassen
Du sitzt mitten in der Jahresabrechnung und das Telefon klingelt. Safina nimmt ab, qualifiziert den Anrufer und erfasst alles. Du rufst zurück, wenn Du Zeit hast.
Anruf von
vor 2 Min.Safina nimmt unbegrenzt viele Anrufe gleichzeitig an, kein Besetztzeichen, keine Warteschleife.
Anruf von
vor 5 Min.Safina antwortet sofort, erfasst Betriebsart, Anliegen und Kontaktdaten für einen informierten Rückruf.
Anruf von
vor 11 Min.Safina nimmt die Anfrage auf und kennzeichnet dringende Fristsachen für sofortige Benachrichtigung.
Safina beantwortet deine Anrufe rund um die Uhr. Du erhältst von jedem Gespräch eine KI-basierte Zusammenfassung aufs Handy oder in den Chat und kannst dich wieder auf deine Kernaufgaben fokussieren.
Safina führte diese Woche 51 Telefonate
Letzte 7 Tage
Emma Martin
67s 15:30Möchte das Angebot für die neue Kampagne besprechen und hat Fragen zum Zeitplan.
Laura Wagner
54s 14:45Fragt nach dem Status der Bestellung und wann die Lieferung kommt.
Tim Hoffmann
34s 13:10Termin für Projektbesprechung nächste Woche vereinbaren.
Unbekannt
44s 11:30Gewinnversprechen – wahrscheinlich Spam.
Sophie Meyer
10s 09:15Reklamation zum letzten Auftrag, bittet um Rückruf.
Martin Neumann
95s 13. DezMöchte eine mögliche Zusammenarbeit besprechen.
Anna Richter
85s 13. DezIst Deine Kollegin und möchte über das Projekt sprechen.
Jonas König
42s 12. DezErkundigt sich nach verfügbaren Terminen nächste Woche.
Lina Berg
68s 12. DezHat Fragen zur Rechnung und bittet um Klärung.
Anruf von Emma Martin
Besprechung der Einführung des neuen CRMs für den Vertrieb.
Wichtigste Punkte
- Rückruf an Emma Martin
- Besprechungstermin CRM-Einführung
KI-Einblicke
Der Anrufer war kooperativ und hat die benötigten Informationen bereitgestellt.
Der Anrufer kann auf eine Rückmeldung warten.
Interesse an Themen
Immobilien, Geldanlage, Versicherungen, Alternative Investments
Audio & Transkript
Hallo, hier spricht Safina AI, die digitale Assistentin von Peter. Wie kann ich Ihnen helfen?
Hallo Safina, hier ist Emma Martin. Ich wollte mit Peter über die Einführung des neuen CRMs sprechen.
Danke, Emma. Passt Ihnen nächsten Dienstag um 10:00 Uhr für ein kurzes Einführungsgespräch mit Peter?
Dienstag um 10:00 Uhr passt sehr gut. Bitte schicken Sie mir die Einladung mit einer kurzen Agenda.
Perfekt, ich plane den Termin ein und sende Ihnen gleich die Kalendereinladung. Einen schönen Tag noch, Emma.
So hilft Safina im Buchhalter / Steuerkanzlei-Alltag
Fristanruf in der Steuersaison
Ein Mandant ruft wegen einer Abgabefrist an. Safina erfasst Name, Mandantenstatus, Fristdatum und Dringlichkeit.
Neuinteressent
Ein Gewerbetreibender sucht eine neue Kanzlei. Safina erfasst Betriebsart, aktuelles Problem, gewünschte Leistungen und Kontaktdaten.
Belegnachfrage
Ein Mandant braucht eine Kopie seiner letzten Steuererklärung oder eine Bescheinigung. Safina erfasst Name, Mandantenstatus, Dokument und Frist.
Honorarfrage
Ein Mandant hat Fragen zur Abrechnung. Safina erfasst Name, Rechnungsnummer und das konkrete Anliegen.
Bescheid erhalten
Ein Mandant hat einen Steuerbescheid bekommen und ist unsicher. Safina erkennt die Dringlichkeit und kennzeichnet den Anruf für sofortigen Rückruf.
Lohnbuchhaltungsfrage
Ein Mandant ruft wegen einer Unstimmigkeit bei der Gehaltsabrechnung oder Lohnsteuer an. Safina erfasst Name, betroffenen Abrechnungszeitraum und das konkrete Anliegen.
Hol Dir Deine Zeit zurück
45 Min
Tägliche Zeitersparnis für einen Support-Mitarbeiter.
12 %
Mehr Aufträge, weil kein Anruf mehr verloren geht.
21 Sek
Weniger Wartezeit pro Kunde durch sofortige Anrufannahme.
5
Spam-Anrufe monatlich durch Safina blockiert.
Du willst Dich selbst überzeugen?
Dann klingel einfach durch. Ruf die angezeigte Nummer an und führe ein Testgespräch mit Safina.
Wie Safina im Berufsalltag funktioniert
Die Anruferin Emma Martin bittet um einen Rückruf, um Fragen zum aktuellen Projekt zu besprechen und einen Termin zu vereinbaren.
Wichtigste Punkte
- Klärung von Projektdetails
- Abstimmung eines Folgetermins
- Besprechung weiterer Schritte im Projekt
KI-Einblicke
Anrufer wünscht um zeitnahen Rückruf
Kunde ruft an
Ein Kunde ruft mit einem Anliegen an.
Du bist nicht erreichbar
Du bist gerade beschäftigt und der Anruf wird automatisch weitergeleitet.
Safina hebt für Dich ab
Ein Kunde ruft mit einem Anliegen an.
... und fasst das Gespräch zusammen
Safina erstellt eine übersichtliche Zusammenfassung des Gesprächs
Erhalte Anrufzusammenfassungen ...
1 Mobil auf's Handy
- Per Push Nachricht aufs Handy
- In der Safina Mobile App
Neuer Anruf von Emma Martin
Zusammenfassung erstellt von Safina AI über das Gespräch...
Am Computer
- In Dein E-Mail Postfach
- Im Browser in der Safina Webapp
In Deine Datenbank
- Per Webhook direkt in Deine Bürosoftware
Die Safina App
Safina ist nicht nur in jedem gängigen Browser verfügbar, sondern auch über die Safina Handy-App.
Wähle den passenden Assistenten für Deine Branche.
Annahme und Vorqualifizierung von Fahrzeuganfragen, Probefahrten und Serviceterminen.
Professionelle Annahme von Mitgliedschaftsanfragen, Probetraining-Buchungen und Kursanmeldungen.
Annahme und Vorqualifizierung von Terminbuchungen und Beratungsanfragen für Frisör-Dienstleistungen.
Annahme und Vorqualifizierung von Störungen, Angeboten und Terminen für Handwerksbetriebe.
Annahme und Vorqualifizierung von Störungen, Angeboten und Terminen für Immobilienverwaltung.
Terminverwaltung und Kundenbetreuung für Kosmetikbehandlungen.
Gib Safina Vorgaben für ihre Gespräche.
Gesprächsbeginn
Begrüßung
"Hallo, ich bin Safina, die digitale Telefonassistenz der Hausverwaltung Müller."
Eisbrecher
"Womit kann ich Ihnen helfen?"
Weiterer Gesprächsverlauf
Voller Name
Vollen Namen des Anrufers erfragen.
Objektadresse
Frage nach der vollständigen Adresse des Gebäudes. (Wiederhole diese noch einmal und frage, ob Du sie richtig verstanden hast)
Mieter oder Eigentümer
Erkundigen, ob der Anrufer Mieter oder Eigentümer ist.
Art der Störung
Kläre grob, um welche Art der Störung es geht.
Maßnahmen getroffen
Wenn es sich um eine Störung handelt, erkundige Dich, ob bereits Maßnahmen getroffen wurden und wenn ja, welche.
Frage mit Freitextantwort
Rückrufnummer erfragen.
Sonstige Anliegen
Frage immer ganz am Ende, ob es sonst noch Anliegen gibt.
Safina führte diese Woche 51 Telefonate
Vertrauensvoll
Verdächtig
Gefährlich
Möchte das Angebot für die neue Kampagne besprechen und hat Fragen zum Zeitplan.
Fragt nach dem Status der Bestellung und wann die Lieferung kommt.
Termin für Projektbesprechung nächste Woche vereinbaren.
Gewinnversprechen – wahrscheinlich Spam.
Reklamation zum letzten Auftrag, bittet um Rückruf.
Möchte eine mögliche Zusammenarbeit besprechen.
Ist Deine Kollegin und möchte über das Projekt sprechen.
Erkundigt sich nach verfügbaren Terminen nächste Woche.
Hat Fragen zur Rechnung und bittet um Klärung.
Besprechung der Einführung des neuen CRMs für den Vertrieb.
Wichtigste Punkte
- Rückruf an Emma Martin
- Besprechungstermin CRM-Einführung
KI-Einblicke
Audio & Transkript
Hallo, hier spricht Safina AI, die digitale Assistentin von Peter. Wie kann ich Ihnen helfen?
Hallo Safina, hier ist Emma Martin. Ich wollte mit Peter über die Einführung des neuen CRMs sprechen.
Danke, Emma. Passt Ihnen nächsten Dienstag um 10:00 Uhr für ein kurzes Einführungsgespräch mit Peter?
Dienstag um 10:00 Uhr passt sehr gut. Bitte schicken Sie mir die Einladung mit einer kurzen Agenda.
Perfekt, ich plane den Termin ein und sende Ihnen gleich die Kalendereinladung. Einen schönen Tag noch, Emma.
Anrufer bittet um persönliche Daten und behauptet, dass Du einen Preis gewonnen hast.
Wichtigste Punkte
- Persönliche Informationen mitteilen
Potenzielle Betrugswarnung
Dieser Anruf wurde als potenziell betrügerisch eingestuft.
KI-Einblicke
Audio & Transkript
Hallo, hier spricht Safina AI. Wie kann ich Ihnen helfen?
Hier spricht die Euro Premium Gewinnzentrale! Sie haben einen Preis gewonnen!
Können Sie den Namen der Organisation wiederholen?
Wir sind von der Euro Premium Gewinnzentrale International. Um heute auszuzahlen, bestätigen Sie jetzt bitte Ihren vollständigen Namen und Ihre IBAN.
Fertige Gesprächsführung für jede Branche.
Wähle eine Vorlage für Deine Branche – und Safina weiß sofort, welche Fragen sie stellen, welche Infos sie erfassen und wie sie das Gespräch lenken soll.
Dein Assistent, deine Regeln
Lege fest, wie Safina Anrufe beantwortet. Erstelle Gesprächsleitfäden für verschiedene Situationen – von der Störungsmeldung bis zur allgemeinen Anfrage.
Alle Anrufe auf einen Blick
Dein Dashboard zeigt dir sofort, was passiert ist – Zusammenfassungen, To-dos und Spam-Erkennung. Kein Anruf geht verloren.
Lies in Sekunden, was Safina besprochen hat
Jeder Anruf wird von Safina zusammengefasst. Du siehst sofort, worum es ging, was zu tun ist und wie dringend es war.
Unerwünschte Anrufe? Keine Chance.
Safina erkennt Spam und Betrugsversuche automatisch. Verdächtige Anrufer werden blockiert, bevor sie dich erreichen.
Einfache, faire Preise
Ein persönlicher Assistent, den sich jeder leisten kann.
Basic
Konzentrier dich auf die Arbeit. Nicht auf Anrufe.
- 30 Min inklusive*
- Beantwortet Anrufe rund um die Uhr, jede Sprache
- Leitet dringende Anrufe an Dich weiter
- Sofort-Zusammenfassungen + Aufnahmen
- Auf dein Business trainiert
Pro
Dein täglicher Telefonassistent.
- 100 Min inklusive*
- Alles aus Basic
- Bucht Termine für deine Anrufer
- Verbinde deine Tools (CRM & Webhooks)
Business
Mehr Volumen. Volle Integration.
- 250 Min inklusive*
- Alles aus Pro
- Priority Support
*Mehr Minuten nötig?
Wenn Dein Minutenvolumen aufgebraucht ist, kann Deine Safina minutenbasiert weitertelefonieren. Setze flexibel Dein Ausgabelimit und behalte alles unter Kontrolle.
Diese Profis setzen bereits auf Safina
Seit ich Safina nutze, habe ich endlich wieder Zeit für qualitative Kandidatengespräche. Die präzisen Gesprächszusammenfassungen helfen mir, Bewerberanfragen effizient zu priorisieren.
Ich war anfangs skeptisch, ob die Technologie schon so ausgereift ist. Aber Safina hat mich überzeugt – sie erkennt zuverlässig wichtige Kundenanrufe und filtert Spam heraus. Jetzt kann ich mich in Meetings voll auf meine Teams konzentrieren und verpasse trotzdem keine wichtigen Anrufe.
Meine Patienten schätzen es sehr, dass sie auch außerhalb der Sprechzeiten professionell begrüßt werden. Safina macht einen tollen Job als erste Anlaufstelle und dokumentiert alle Informationen.
Ich führe ein IT-Unternehmen und erhalte jeden Tag viele Anrufe. Bevor ich Safina genutzt habe wurde ich oft unterbrochen während Meetings mit Mitarbeitern oder beim Programmieren. Nun passiert mir das nicht mehr, da im Fokus-Modus alle Anrufe an Safina gehen.
Die detaillierten Berichte von Safina sind Gold wert. Kein wichtiger Punkt geht mehr verloren und ich kann Kundenanfragen gezielt nachverfolgen.
Die Spam-Erkennung ist brilliant! In der Vergangenheit habe ich wichtige Kundenanrufe verpasst, da ich unbekannte Nummern nicht abheben wollte. Jetzt schützt Safina mich vor Fake-Gewinnspielen und aggressiven Verkaufsanrufen.
Seit ich Safina nutze, habe ich endlich wieder Zeit für qualitative Kandidatengespräche. Die präzisen Gesprächszusammenfassungen helfen mir, Bewerberanfragen effizient zu priorisieren.
Ich war anfangs skeptisch, ob die Technologie schon so ausgereift ist. Aber Safina hat mich überzeugt – sie erkennt zuverlässig wichtige Kundenanrufe und filtert Spam heraus. Jetzt kann ich mich in Meetings voll auf meine Teams konzentrieren und verpasse trotzdem keine wichtigen Anrufe.
Meine Patienten schätzen es sehr, dass sie auch außerhalb der Sprechzeiten professionell begrüßt werden. Safina macht einen tollen Job als erste Anlaufstelle und dokumentiert alle Informationen.
Ich führe ein IT-Unternehmen und erhalte jeden Tag viele Anrufe. Bevor ich Safina genutzt habe wurde ich oft unterbrochen während Meetings mit Mitarbeitern oder beim Programmieren. Nun passiert mir das nicht mehr, da im Fokus-Modus alle Anrufe an Safina gehen.
Die detaillierten Berichte von Safina sind Gold wert. Kein wichtiger Punkt geht mehr verloren und ich kann Kundenanfragen gezielt nachverfolgen.
Die Spam-Erkennung ist brilliant! In der Vergangenheit habe ich wichtige Kundenanrufe verpasst, da ich unbekannte Nummern nicht abheben wollte. Jetzt schützt Safina mich vor Fake-Gewinnspielen und aggressiven Verkaufsanrufen.
Nutze Safina in Deinem Unternehmen
Demo-Termin buchen
In einem 30-minütigen Demo-Termin ermitteln wir individuelle Anwendungsfälle für Dein Unternehmen.
Karsten Kreh
Gründer von Safina AI
Häufig gestellte Fragen
Gibt Safina steuerliche Auskünfte oder Empfehlungen zu Steuerbescheiden?
Nein. Safina erteilt keine steuerliche Beratung, keine Einschätzungen und keine Empfehlungen. Sie erfasst ausschließlich Mandantenstatus, Anliegen und Dringlichkeit für Deinen informierten Rückruf. Jeder Anrufer wird darüber informiert, dass er mit einem KI-Assistenten spricht.
Wie reagiert Safina, wenn ein Mandant wegen eines erhaltenen Steuerbescheids oder einer Einspruchsfrist anruft?
Safina erkennt Fristensachen und Bescheidanrufe und stuft sie automatisch als dringend ein. Du erhältst sofort eine Push-Notification mit allen erfassten Details — Steuerjahr, Bescheidart und Fristdatum. So verpasst Du keine Einspruchsfrist, auch wenn Du mitten in der Buchhaltung steckst.
Benachrichtigungen einrichtenLässt sich Safina mit DATEV, Addison oder Agenda verbinden?
Safina überträgt Anrufdaten per Webhook, Zapier oder Make an Dein System. Die Anbindung an gängige Kanzleilösungen wie DATEV, Addison, Agenda oder Simba ist damit möglich. Wenn Du eine individuelle Anbindung an Deine Firmensoftware brauchst, können wir das ebenfalls für Dich umsetzen.
Integrationen ansehenIst das Steuergeheimnis gewährleistet, wenn eine KI Mandantenanrufe annimmt?
Safina ist DSGVO-konform, wird in Deutschland gehostet und alle Gesprächsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Deine Anrufdaten werden nicht für Modelltraining verwendet. Safina erfasst nur, was der Mandant am Telefon selbst äußert — keine Akteninhalte, keine Steuerbescheide. Auf Anfrage stellen wir einen AVV bereit.
AVV ansehenWie arbeitet Safina mit meinem Kanzleiteam im Tagesgeschäft zusammen?
Safina springt ein, wenn Dein Team in einer Besprechung ist, die Buchhaltung konzentriert abarbeitet oder nach Feierabend. Anrufe werden bei Besetzt oder nach einigen Sekunden umgeleitet. Dein Team sieht alle erfassten Anrufe in der App, nach Dringlichkeit sortiert — Bescheide und Fristen oben, Routineanfragen darunter.
Weiterleitung einrichtenWas kostet Safina im Vergleich zu einer zusätzlichen Bürokraft?
Eine Teilzeit-Bürokraft kostet ab 1.200 € monatlich, mit Ausfallrisiko und begrenzter Erreichbarkeit. Safina ist für wenige Euro im Monat rund um die Uhr verfügbar und nimmt unbegrenzt viele Anrufe gleichzeitig an. Auch um 19 Uhr, wenn ein Mandant wegen seiner Abgabefrist in Panik gerät.
Hilft Safina auch in der Hochsaison von Januar bis Mai, wenn die Kanzlei am Limit arbeitet?
Ja. Safina nimmt unbegrenzt viele Anrufe gleichzeitig an — kein Besetztzeichen, keine Warteschleife. Gerade zwischen Jahresabschluss und Steuererklärungsfristen ist das Anrufvolumen am höchsten. Safina fängt den Überlauf ab, damit Dein Team fakturierbare Arbeit erledigen kann, statt ständig ans Telefon zu gehen.
Verpasste Anrufe vermeidenSafina führte diese Woche 51 Telefonate
Vertrauensvoll
Verdächtig
Gefährlich
Möchte das Angebot für die neue Kampagne besprechen und hat Fragen zum Zeitplan.
Fragt nach dem Status der Bestellung und wann die Lieferung kommt.
Termin für Projektbesprechung nächste Woche vereinbaren.
Gewinnversprechen – wahrscheinlich Spam.
Reklamation zum letzten Auftrag, bittet um Rückruf.
Möchte eine mögliche Zusammenarbeit besprechen.
Ist Deine Kollegin und möchte über das Projekt sprechen.
Erkundigt sich nach verfügbaren Terminen nächste Woche.
Hat Fragen zur Rechnung und bittet um Klärung.
Möchte das Angebot für die neue Kampagne besprechen und hat Fragen zum Zeitplan.
Wichtigste Punkte
- Rückruf an Emma Martin
- Fragen zu Zeitplan & Konditionen klären
KI-Einblicke
Der Anrufer war kooperativ und hat die benötigten Informationen bereitgestellt.
Der Anrufer kann auf eine Rückmeldung warten.
Audio & Transkript
Hallo, hier spricht Safina AI, die digitale Assistentin von Peter. Wie kann ich Ihnen helfen?
Hallo Safina, hier ist Emma Martin. Ich wollte über das Angebot und den Zeitplan sprechen.
Danke, Emma. Geht es bei Ihrer Entscheidung vor allem um das Standard- oder Pro-Paket für den Launch?
Genau. Wir brauchen das Pro-Paket und möchten nächsten Monat starten, wenn das Onboarding in der ersten Woche möglich ist.
Teste Safina für Deinen Buchhalter / Steuerkanzlei-Betrieb
Du sitzt mitten in der Jahresabrechnung und das Telefon klingelt. Safina nimmt ab, qualifiziert den Anrufer und erfasst alles. Du rufst zurück, wenn Du Zeit hast.