Warum Zapier + Safina?
Safina erfasst bei jedem Anruf strukturierte Daten: Name, Telefonnummer, Anliegen, Dringlichkeit, Zusammenfassung. Diese Daten liegen in der Safina-App bereit. Aber was, wenn Du sie automatisch in andere Tools weiterleiten willst?
Genau dafür gibt es die Zapier-Integration. Safina sendet per Webhook ein Signal an Zapier, sobald ein Anruf endet. Zapier übernimmt und führt die Aktion aus, die Du definiert hast, in einem von über 6.000 verbundenen Apps.
Kein Code nötig
Zapier ist eine No-Code-Plattform. Du klickst zusammen, was passieren soll. Keine API-Dokumentation lesen, kein JSON parsen, kein Entwickler beauftragen.
6.000+ Apps
Google Sheets, Pipedrive, HubSpot, Slack, Trello, Notion, Asana, Calendly, Twilio, Gmail: die Liste ist fast endlos. Wenn Du ein Tool nutzt, hat Zapier wahrscheinlich eine Anbindung.
Sofort einsatzbereit
Die Verbindung steht in unter 5 Minuten. Du brauchst nur einen Zapier-Account und einen Safina-Account ab dem Pro-Plan.
Einrichtung in 5 Schritten
Schritt 1: Zap erstellen
Melde Dich bei Zapier an und klicke auf “Create Zap”. Ein Zap ist eine Automatisierung, die aus einem Trigger (Auslöser) und einer oder mehreren Actions (Aktionen) besteht.
Schritt 2: Webhooks by Zapier als Trigger wählen
Wähle als Trigger-App “Webhooks by Zapier” und dann “Catch Hook”. Zapier generiert eine eindeutige Webhook-URL. Kopiere diese URL.
Schritt 3: Webhook-URL in Safina eintragen
Öffne die Safina-App, gehe zu Einstellungen > Integrationen > Webhooks. Füge eine neue Webhook-URL hinzu und trage die Zapier-URL ein. Wähle das Event call.ended als Auslöser. Optional kannst Du eine Authentifizierung per Bearer Token oder API Key hinzufügen.
Schritt 4: Action-App wählen
Zurück in Zapier: Wähle die App, die die Daten empfangen soll (zum Beispiel Google Sheets, Pipedrive oder Slack). Mappe die Felder aus dem Safina-Webhook (Anrufername, Telefonnummer, Zusammenfassung, etc.) auf die Felder in der Ziel-App.
Schritt 5: Testen und aktivieren
Klicke auf “Test” in Zapier. Safina sendet einen Test-Webhook. Prüfe, ob die Daten korrekt ankommen. Wenn alles passt, aktiviere den Zap.
Fertig. Ab jetzt werden alle Anrufdaten automatisch weitergeleitet.
4 konkrete Zap-Beispiele
1. Anrufdaten automatisch in Google Sheets erfassen
Trigger: Safina Webhook (call.ended)
Action: Google Sheets, Neue Zeile hinzufügen
Nach jedem Anruf landet eine neue Zeile in Deiner Tabelle: Datum, Uhrzeit, Name des Anrufers, Telefonnummer, Anliegen, Dringlichkeit. Du hast ein automatisches Anrufprotokoll, ohne jemals manuell etwas eintragen zu müssen.
2. Neuen Lead in Pipedrive anlegen + Slack-Nachricht senden
Trigger: Safina Webhook (call.ended)
Action 1: Pipedrive, Deal erstellen
Action 2: Slack, Nachricht in Channel posten
Ein potenzieller Kunde ruft an. Safina erfasst die Daten. Zapier erstellt automatisch einen neuen Deal in Pipedrive mit allen relevanten Informationen und benachrichtigt gleichzeitig Dein Team per Slack: “Neuer Lead: Thomas Weber, Wasserschaden Badezimmer, Dringlichkeit hoch.” Kein Lead geht mehr verloren.
3. Terminanfrage weiterleiten + Bestätigungs-E-Mail senden
Trigger: Safina Webhook (call.ended)
Action 1: Calendly, Event erstellen
Action 2: Gmail, Bestätigungs-E-Mail senden
Ein Anrufer bittet um einen Termin. Safina erfasst den Wunschzeitraum. Zapier erstellt einen Calendly-Termin und sendet dem Anrufer automatisch eine E-Mail mit der Bestätigung. Das spart Dir den kompletten Rückruf für einfache Terminvereinbarungen.
4. Verpassten Anruf per SMS nachfassen
Trigger: Safina Webhook (call.ended)
Action: Twilio, SMS senden
Jemand ruft an, aber Du konntest nicht zurückrufen. Zapier sendet automatisch eine SMS an den Anrufer: “Danke für deinen Anruf bei Müller Dachtechnik. Wir melden uns innerhalb von 2 Stunden bei dir.” So vermeidest Du, dass der Anrufer zur Konkurrenz geht.
Häufige Fragen
Brauche ich einen Zapier-Account?
Ja. Du brauchst einen eigenen Zapier-Account. Du kannst mit dem kostenlosen Plan starten, der 100 Tasks pro Monat bietet. Ein Task entspricht einer ausgeführten Aktion, also zum Beispiel einer Google-Sheets-Zeile, die nach einem Anruf erstellt wird.
Welche Zapier-Pläne funktionieren mit Safina?
Alle. Der kostenlose Plan reicht für einfache Zaps mit einer Aktion. Für Multi-Step-Zaps (zum Beispiel Pipedrive-Deal erstellen UND Slack-Nachricht senden) brauchst Du mindestens den Zapier Starter-Plan.
Kann ich mehrere Zaps für unterschiedliche Szenarien haben?
Ja. Du kannst beliebig viele Zaps mit derselben Safina-Webhook-URL erstellen. Oder Du erstellst mehrere Webhooks in Safina für unterschiedliche Events (zum Beispiel einen für call.ended und einen für summary.data_query_result). Jeder Webhook kann einen eigenen Zap auslösen.
Wie teste ich die Verbindung?
In Zapier gibt es eine eingebaute Testfunktion. Klicke auf “Test trigger”, dann sendet Safina einen Test-Webhook mit Beispieldaten. Du siehst sofort, ob die Daten korrekt ankommen und richtig gemappt sind.
Welche Daten sendet Safina an Zapier?
Safina sendet strukturierte JSON-Daten mit dem Webhook: Anrufername, Telefonnummer, Anrufdauer, Zusammenfassung, erkannte Dringlichkeit, Zeitstempel und weitere Metadaten. In Zapier kannst Du jedes einzelne Feld auf die Zielfelder in Deiner Action-App mappen.
