Was die Integration macht
Safina hat eine native Pipedrive-Integration. Keine Umwege über Zapier oder Webhooks. Du verbindest Deinen Pipedrive-Account und jeder Anruf fließt automatisch in Deine Sales-Pipeline.
Personen automatisch anlegen
Wenn jemand anruft, prüft Safina, ob die Telefonnummer bereits als Person in Pipedrive existiert. Falls nein, wird eine neue Person angelegt: Name, Telefonnummer, E-Mail (falls genannt), Organisation und Notizen. Falls ja, wird die bestehende Person aktualisiert.
Deals in Deiner Pipeline erstellen
Bei qualifizierten Anfragen erstellt Safina automatisch einen Deal in der Pipeline und Stufe Deiner Wahl. Ein neuer Lead ruft an? Deal in “Neuer Lead”. Eine Bestandskundin will ein Upgrade? Deal in “Upsell”. Du bestimmst die Regeln.
Aktivitäten loggen
Jeder Anruf wird als Aktivität protokolliert und mit der Person und dem Deal verknüpft. In der Aktivitätsnotiz findest Du die Zusammenfassung, das Transkript, die Gesprächsdauer und die Action Items.
Alles verknüpft
Aktivitäten werden automatisch mit der richtigen Person und dem richtigen Deal verknüpft. Du siehst in der Kontakthistorie, wann jemand angerufen hat, was besprochen wurde und welche nächsten Schritte anstehen.
Einrichtung in 4 Schritten
1. Pipedrive verbinden
Gehe in den Safina-Einstellungen zu “Integrationen” und klicke auf “Pipedrive verbinden”.
2. Pipedrive-Account autorisieren
Du wirst zu Pipedrive weitergeleitet und gibst Safina die nötigen Berechtigungen. 30 Sekunden.
3. Pipeline und Stufe wählen
Lege fest, in welcher Pipeline und in welcher Stufe neue Deals erstellt werden sollen. Du kannst Deine bestehenden Pipelines verwenden oder eine neue anlegen.
4. Fertig
Ab sofort fließen alle Anrufe automatisch in Pipedrive. Personen, Deals und Aktivitäten werden ohne Dein Zutun erstellt.
Gesamtzeit: Unter 2 Minuten.
Sales-Workflow: Vom Anruf zum Deal
Szenario 1: Inbound-Lead
Ein Interessent ruft zum ersten Mal an. Er hat Deine Website gesehen und will mehr über Dein Angebot wissen. Safina führt das Gespräch, erfasst Name, Firma, Anliegen und Budget.
Was in Pipedrive passiert:
- Neue Person wird angelegt (Name, Telefonnummer, E-Mail, Organisation)
- Deal wird in der Stufe “Neuer Lead” erstellt
- Aktivität mit Anrufzusammenfassung: “Interesse an Beratungspaket, Budget ca. 5.000 Euro, will Angebot per E-Mail”
- Du siehst den Deal in Deiner Pipeline und weißt genau, was der nächste Schritt ist
Szenario 2: Bestandskunde ruft an
Ein bestehender Kunde ruft an, weil er eine Frage zu seinem laufenden Projekt hat. Safina erkennt die Nummer, ordnet den Anruf zu und erfasst das Anliegen.
Was in Pipedrive passiert:
- Bestehende Person wird gefunden und aktualisiert
- Neue Aktivität wird dem Kontakt zugeordnet
- Notiz mit Gesprächsinhalt: “Fragt nach Liefertermin für Projekt X, will Rückruf bis morgen 14 Uhr”
- Wenn relevant: Bestehender Deal wird mit der Aktivität verknüpft
Szenario 3: Follow-up nötig
Ein Anrufer hat eine Anfrage, die Du nicht sofort beantworten kannst. Safina erfasst alles und markiert den Rückrufwunsch.
Was in Pipedrive passiert:
- Person und Deal werden angelegt (oder aktualisiert)
- Aktivität mit allen Details und dem gewünschten Rückrufzeitpunkt
- Du siehst in Deiner Pipedrive-Aktivitätenliste genau, wen Du wann zurückrufen musst
Von Anruf zu Pipeline-Stufe
So fließen Anrufe durch Deine Pipedrive-Pipeline:
| Phase | Was passiert | Pipedrive-Stufe |
|---|---|---|
| Anruf eingeht | Safina nimmt an, führt Gespräch | — |
| Anruf beendet | Person + Deal werden erstellt | “Neuer Lead” |
| Du liest die Zusammenfassung | Alle Infos in der Aktivitätsnotiz | — |
| Du rufst zurück | Qualifizierung im persönlichen Gespräch | “Kontaktiert” |
| Angebot versandt | Du verschiebst den Deal | “Angebot” |
| Abschluss | Deal gewonnen | “Gewonnen” |
Safina übernimmt die ersten beiden Schritte automatisch. Du steigst dort ein, wo Dein Vertrieb anfängt: beim qualifizierten Rückruf.
Vorteile
Null manueller CRM-Aufwand
Die häufigste Ursache für schlechte CRM-Daten: Leute tragen nichts ein. Mit Safina passiert das automatisch. Jeder Anruf landet in Pipedrive, ob Du willst oder nicht.
Jeder Lead wird erfasst
Auch der Anruf um 19:30 Uhr, den Du verpasst hättest. Auch der Samstagsmorgen-Anrufer. Safina nimmt an, erfasst alles und legt den Deal an. Montags ist Deine Pipeline gefüllt.
Voller Kontext für den Rückruf
Du rufst nicht blind zurück. Du weißt: Name, Firma, Anliegen, Budget, Dringlichkeit. Das macht Dein Erstgespräch effizienter und professioneller.
Pipeline-Transparenz
Dein Team sieht in Pipedrive, welche Leads reingekommen sind, wer schon kontaktiert wurde und wo Deals stehen. Kein “Hat jemand den Anrufer von gestern zurückgerufen?”.
Am besten geeignet für
- Sales-Teams: Jeder Inbound-Lead landet direkt in der Pipeline
- Agenturen: Anfragen werden strukturiert erfasst und an die richtige Person weitergeleitet
- Berater und Consultants: Erstanfragen werden qualifiziert, bevor Du zurückrufst
- Geschäftsführer kleiner Unternehmen: Pipeline-Überblick ohne CRM-Pflegeaufwand
- Alle mit Deal-basiertem Workflow: Wenn Dein Geschäft auf Deals basiert, gehört jeder Anruf in die Pipeline
Häufige Fragen
Welcher Pipedrive-Plan wird benötigt?
Jeder Pipedrive-Plan funktioniert. Die Safina-Integration nutzt die Pipedrive-API, die in allen Plänen enthalten ist, auch im Essential-Plan.
Kann ich die Pipeline wählen, in der Deals erstellt werden?
Ja. Bei der Einrichtung wählst Du die Pipeline und die Stufe, in der neue Deals landen sollen. Du kannst auch eine separate Pipeline nur für Safina-Leads erstellen, wenn Du Inbound-Anrufe getrennt tracken willst.
Was passiert, wenn der Kontakt schon in Pipedrive existiert?
Safina gleicht die Telefonnummer ab. Wenn eine Person mit dieser Nummer bereits existiert, wird die Aktivität dem bestehenden Kontakt zugeordnet. Es werden keine Duplikate erstellt. Neue Informationen aus dem Gespräch werden ergänzt.
Werden Anrufaufnahmen in Pipedrive gespeichert?
Nein. Safina speichert keine Audioaufnahmen. In Pipedrive landen die Zusammenfassung, das Transkript, die Gesprächsdauer und die Action Items als Text in der Aktivitätsnotiz. Das reicht in der Praxis für den vollen Kontext.
Kann ich die Integration mit Webhooks kombinieren?
Ja. Die native Pipedrive-Integration und Webhooks laufen unabhängig voneinander. Du kannst beides parallel nutzen, z.B. um Anrufdaten zusätzlich an ein Ticketsystem oder eine Slack-Integration zu senden.
Funktioniert die Integration auch mit benutzerdefinierten Feldern?
Die Standardfelder (Name, Telefon, E-Mail, Organisation) werden automatisch befüllt. Benutzerdefinierte Felder in Pipedrive können über die Aktivitätsnotizen abgedeckt werden. Für erweiterte Feldmappings empfehlen wir die Kombination mit Webhooks oder Zapier.
